Conseils pour réussir ses réunions d’équipes

Conseils pour réussir ses réunions d’équipes

Vous organisez une réunion, au moins pour une bonne transmission d’infos et l’apparition d’idées constructives. Pour cela, il vous faut concevoir une stratégie bien élaborée afin de ne pas perdre inutilement votre temps.

S’assurer de la pertinence de la réunion

Ne croyez jamais que la réunion doit avoir lieu parce que le moment est venu pour l’équipe de se retrouver autour d’une table, comme le veut la « coutume ». Non ! Une réunion d’équipe doit avoir des motifs bien déterminés et se dérouler selon un planning mûrement préparé au préalable. Il faut que chaque participant se sente concerné et qu’à l’issue de la séance, personne ne soit frustrée. Ainsi, avant d’organiser une réunion, répondez aux quelques questions comme « quelle information partager ? » ou encore « quelle décision doit être prise ? »…

Adopter une méthodologie appropriée

Quelques jours avant la tenue de la réunion, mettez toute l’équipe au courant de l’ordre du jour. Cela permettra d’avancer rapidement, d’embrasser au moins tous les sujets importants. Bien entendu, vous devez maîtriser la gestion du temps et respecter une certaine hiérarchisation des sujets. Pour le déroulement de la réunion, vous pourrez commencer par une brève présentation des sujets, puis entrer dans les détails en apportant toutes les explications nécessaires. Donnez ensuite la parole aux autres, afin qu’ils puissent participer activement aux discussions. Vous devez clôturer la session par le résumé de ce qui vient de se passer.

Quelques mesures à prendre

Vous devez vous assurer que chacun ait la possibilité de s’exprimer. La discussion doit se faire en toute liberté, mais il faut quand même éviter que quelqu’un domine la discussion. Par contre, il est préférable de solliciter la participation au débat des plus discrets. Des fois, les meilleures idées découlent des gens avares de paroles. Quoi que l’on dise, la réussite des réunions d’équipes demeure la responsabilité de tout participant.

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