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Comment réussir sa réunion ?

Comment réussir sa réunion ?

Une réunion se doit d’être préparée avec méticulosité, l’objectif étant de partager correctement et efficacement les informations, de faire avancer les projets, de faire émerger des idées constructives, de prendre des décisions, ou encore de résoudre des problèmes. C’est pourquoi elle est incontournable dans la vie de l’entreprise. Comment le manager doit-il procéder pour réussir sa réunion ? Voici quelques conseils pratiques.

Préparer sa réunion minutieusement

La préparation de la réunion est une étape fondamentale que le manager ne doit pas négliger. Il doit en effet fixer d’avance l’ordre du jour, et prévoir les objectifs de sa réunion. Il doit également établir un plan et un timing précis. Pour ce faire, il doit rassembler différents éléments, comme les résultats de ses équipes par exemple, notamment dans le cadre d’une réunion de routine, ou la stratégie de marketing à élaborer à l’occasion d’un lancement de produit, ou encore les différents points à améliorer ou les projets à mettre en place pour faire évoluer positivement la performance de l’entreprise, etc. L’astuce est de préparer une présentation PowerPoint pour aborder tous les sujets à aborder, ainsi qu’une trace écrite (ou un compte rendu) de cette présentation que vous pourrez envoyer par mail à vos équipes à la fin de la réunion.

Favoriser la prise de parole pour réussir sa réunion

Les présentations (c’est-à-dire l’écoute), et la prise de parole doivent être alternées. En tant que leader, le manager doit savoir distinguer ces deux phases, afin de s’assurer que tous les acteurs de la réunion puissent s’exprimer. Pour affirmer son leadership d’animateur, et ainsi réussir sa réunion, il peut par exemple jouer sur la gestuelle (en se mettant debout pour aborder un nouveau point, puis en se mettant assis pour lancer le dialogue). Bref, il doit connaître les techniques pour stimuler une réunion, à savoir toutes les techniques de communication qui favorisent l’implication.

Ce n’est pas tout : le manager doit également savoir gérer les situations difficiles en réunion, notamment face aux éventuelles objections ou aux comportements difficiles des participants.

Pépite SC – Cabinet de conseil RH et en organisation du travail : Qui sommes-nous ?

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