Le management visuel : qu’est-ce que c’est ?

stylo feuille

Le management visuel : qu’est-ce que c’est ?

Le management visuel est un excellent moyen de partager de l’information au sein d’une équipe afin de trouver, ensemble, des solutions face aux problématiques rencontrées. On parle souvent de management visuel dans le cadre de la gestion de projet mais cette approche est également pertinente pour des équipes qui ne sont pas en mode projet.

Il est cependant important de se poser les bonnes questions en amont :

  • Quelle est l’activité de l’entreprise ?
  • Quelles sont les informations à faire circuler ? avec quel niveau de détail ?
  • Quels sont les outils les plus pertinents et les plus adaptés ?
  • A qui s’adresse le management visuel ?
  • Quels sont les objectifs visés ?
  • Etc….

Comme son nom l’indique il s’agit de rendre visuelles des informations clés en lien avec le travail quotidien. Il peut s’agir de problématiques internes, de réclamations clients, d’un déficit de performance, d’un projet de diversification…. Bref tout peut être traité par cette approche si la mise en place est réfléchie et accompagnée.

Il ne s’agit pas de mettre en place des outils de management visuels pour décorer les bureaux mais pour repenser la façon de fonctionner de l’équipe. C’est une mutation assez profonde dans la manière de réfléchir et de travailler ensemble.  Cela peut également toucher la culture d’entreprise. Une phase d’adaptation est souvent nécessaire pour l’appropriation des outils. Une fois adopté, le management visuel devient nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Les équipes ne peuvent plus s’en passer !

Pourquoi le management visuel ?

Le management visuel a de nombreux avantages. Il sert notamment à :

  • Avoir accès rapidement à aux informations clés
  • Favoriser le traitement et le partage des idées
  • Faciliter et fluidifier la communication interne
  • Instaurer du feed-back régulier
  • Aider à la prise de décision
  • Faciliter la mise en œuvre et le suivi des plans d’action

C’est une méthode plus ludique que les tableaux de bords classiques, accessibles à tous et surtout qui implique tous les membres de l’équipe.

Quelques outils du management visuel :

Le KANBAN

La méthode KANBAN se base sur l’approche LEAN. Elle nous vient directement du Japon. Elle est issue de l’industrie automobile et a été créée en 1950 pour optimiser la capacité de production de Toyota face à la concurrence des entreprises américaines. Dans cet article nous n’allons pas rester centrés sur le monde industriel. Il peut servir dans tout type d’activité.

Vous voulez tester auprès de votre équipe, lancez-vous !

Créez un tableau et tracez trois colonnes : « A faire », « En cours » et « Terminé ». Écrivez chaque tâche sur un post-it et placez-les dans la colonne « A faire ». Chaque participant de l’équipe se dirige vers le tableau, choisit une tâche / un post-it, et la déplace de « A faire » à « En cours ». Chaque membre de l’équipe commence à travailler sur la tâche choisie. Tant que la tâche n’est pas terminée, vous devez la garder sur le tableau. Si la tâche est terminée, déplacez le post-it dans la colonne « Terminé ». Définissez une limite dans le nombre de post-it qui devraient être dans « En cours » afin de réguler la charge de travail.

« A faire » : toutes les tâches qui n’ont pas encore été commencées et qui doivent être réalisées.

« En cours » : les tâches qui ont été commencées

« Terminé » : les tâches terminées

Le KANBAN permet également de lutter contre le surplus d’information et de regagner la maîtrise de son agenda !

Pour gagner en efficacité et favoriser la résolution de problème, il est intéressant de faire un point régulier avec tous les membres de l’équipe : Qu’est-ce qui a été bien fait ? Qu’est-ce qu’il est possible d’améliorer et comment pouvons-nous mettre en œuvre les améliorations (plan d’action détaillé) ?

Le MIND MAPPING

Il s’agit d’une méthode créative et logique pour prendre des notes et consigner des idées, en “cartographiant” la réflexion collective sur un thème. L’utilisation de mots clés, de couleurs et de pictogrammes facilitent la mémorisation et la communication.

A quoi sert le mind mapping ?

Mettre en œuvre le management visuel au sein de vos équipes n’est pas difficile en soi. La difficulté principale est de le faire vivre au quotidien. C’est pourquoi il est essentiel d’impliquer l’équipe dans le choix et la construction des outils !

Le manager qui souhaite mettre en place cette pratique doit comprendre son environnement. Chaque personne est différente dans sa façon de penser, de ressentir, de communiquer et d’agir. Il est nécessaire de comprendre les attentes, les freins et les motivations de chacun pour rendre la démarche constructive et bénéfique !

« Un bon croquis vaut mieux qu’un long discours » – Napoléon Bonaparte

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