La mission du mois de Pépite : définir une organisation de travail efficace

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La mission du mois de Pépite : définir une organisation de travail efficace

Après un premier séminaire orienté sur la meilleure connaissance de soi et des autres suite à une fusion, nous avons retrouvé l’équipe d’une entreprise pour un second séminaire de deux jours afin de définir une organisation de travail efficace en s’appuyant sur les spécificités et caractéristiques de chaque entité. Nous avons séparé le groupe en 2 sous-groupes pour travailler sur différentes thématiques.

Atelier sur la thématique des incidents critiques

Objectifs :

  • Favoriser un recueil précis et exhaustif des problèmes recensés 
  • Suivre la chronologie de traitement de ces dysfonctionnements
  • Recueillir des pré-analyses du problème formalisé
  • Enclencher une dynamique de résolutions de problème

Pour aider les groupes dans leur réflexion, nous leur avons expliquer la « Méthode des 5 Pourquoi ? ». Cette méthode d’analyse permet de rechercher les causes d’un problème, d’un dysfonctionnement. Elle repose sur un questionnement systématique destiné à remonter aux causes premières possibles d’une situation, d’un phénomène observé. La plupart des problèmes sont entièrement résolus en moins de cinq questions.

Atelier sur la thématique des projets phares

Objectifs :

  • Identifier les dossiers stratégiques
  • Partager les informations entre les différentes entités
  • Prioriser les missions

Atelier sur l’élaboration de logigrammes : « Co-construction de l’organisation future »

Objectif : Projeter l’organisation de demain de manière très opérationnelle

En partant des pistes identifiées lors du 1er séminaire, des travaux de réflexion (cahier des problèmes, cahier des missions), du benchmark réalisé sur des structures identiques, construire un logigramme par chantier/mission afin de définir le schéma opérationnel de l’organisation du travail de demain (suite à la fusion), les responsabilités /référents, les circuits de décision.

Les échanges, comme à chaque séminaire, furent riches et constructifs. Le groupe a pu aboutir à une méthodologie de travail partagée sur la gestion de projet. Cela va permettre de débloquer plusieurs situations. Les éléments clés qui sont ressortis en fin de séminaire sont les suivants :

  • La nécessité, pour bien travailler ensemble, d’apprendre à faire confiance, d’accepter le droit à l’erreur et accepter que les collègues travaillent différemment
  • Les sujets abordés lors du séminaire ont été approfondis, ce qui a permis de valider une méthode de travail efficace
  • Souhait de mettre en place au moins un séminaire par an (favoriser les échanges)
  • La construction d’un travail collectif nécessite plusieurs journées
  • Intégrer la notion de processus itératif dans le mode de fonctionnement
  • Nécessité pour avancer de s’appuyer sur les compétences de chacun (encore mal exploitées aujourd’hui)
  • Positiver sur les actions / valoriser les réussites
  • Sentiment de pouvoir écrire l’histoire de la nouvelle structure (réflexion participative / chacun peut apporter sa pierre à l’édifice)
  • Les choix à venir (recrutements) vont être déterminants
  • Capacité à trouver des consensus dans le groupe : c’est rassurant. Tout le monde partage la même vision malgré quelques divergences de point de vue
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