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Comment préparer et mener ses réunions plus efficacement ?

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Comment préparer et mener ses réunions plus efficacement ?

Une étude récente a démontré qu’une entreprise dépense aux alentours de 31 heures par mois pour les réunions ; un chiffre alarmant qui devra en inquiéter plus d’un. A la base d’un tel gaspillage de temps : le manque de préparation. Comment faire pour mieux préparer et mener ses réunions ?

La phase préparatoire

En premier lieu, vous devez définir clairement s’il s’agit d’une réunion à valeur informative, commerciale, stratégique ou autre pour pouvoir en établir d’ores et déjà l’ordre du jour. En fonction de cela, déterminez les personnes directement concernées devant impérativement assister à la réunion. Au lieu de convoquer tout le monde, choisissez un chef ou un représentant qui pourra communiquer aux autres le contenu de la réunion. Cela vous permettra de ne pas interrompre la production tout en évitant des dépenses superflues. Enfin, évitez autant que possible le déplacement pour gagner du temps. Et puis, autant profiter des avantages de la technologie !

Pendant la réunion

Si vous avez choisi une réunion physique et non virtuelle, pensez aux détails techniques : les projecteurs opérationnels, les chaises en place, les boissons, etc. Une réunion digne de ce nom doit permettre une interactivité entre le meneur et les participants. Pour éviter de perdre du temps, une personne, qui sera également chargée de prendre des notes sur la réunion pour en faire un compte-rendu, devra veiller à ce que tout le monde respecte son temps de parole. Découvrez aussi comment animer une réunion : les astuces de pro.

La phase post-réunion : le suivi

Une réunion organisée doit toujours s’accompagner d’un système de suivi. Les contenus et les résolutions de la réunion doivent parvenir à tous les employés qu’ils soient directement concernés ou non. Il va de soi que ce principe exclut les réunions confidentielles qui ne concernent que certains niveaux hiérarchiques uniquement.

 

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